Het huishoudelijk reglement
De bepalingen over het huishoudelijk reglement zijn opgenomen in de Codex welzijn op het werk, Boek II Organisatorische structuren en sociaal overleg, Titel 7 Comités voor preventie en bescherming op het werk. De Codex somt de verplichte punten op voor het huishoudelijk reglement (zie kader), die eventueel kunnen worden aangevuld met andere punten, die specifiek zijn voor de betrokken onderneming.
Kader: Inhoud van het huishoudelijk reglement
Het reglement omvat tenminste volgende punten:
- de plaats en het tijdstip van de vergaderingen;
- de naam en voornaam van de gewone en plaatsvervangende leden;
- de naam van de voorzitter en zijn vervanger;
- de taken van de voorzitter en de vervangingsmodaliteiten;
- de wijze waarop een punt kan worden ingeschreven op de agenda;
- de wijze waarop de leden worden opgeroepen voor de vergadering;
- de regels betreffende het verloop van de vergaderingen;
- het vereiste aanwezigheidsquorum om rechtsgeldig te kunnen vergaderen en de wijze waarop wordt vastgesteld dat er een akkoord is;
- de wijze waarop inzage wordt verleend in de verslagen, adviezen en alle andere documenten die door de werkgever moeten worden ter beschikking gesteld van het comité;
- de wijze van bewaring en de termijn van bewaring van het archief van het comité en de nadere regels betreffende de inzage ervan door de leden;
- de aanduiding van de afvaardigingen;
- de middelen die ter beschikking worden gesteld van de leden van het comité;
- regels betreffende de contacten met de werkgever, de hiërarchische lijn, de preventieadviseurs en de werknemers;
- de regels betreffende de voorbereidende vergaderingen en betreffende bijkomende vergaderingen;
- de wijze waarop deskundigen worden uitgenodigd;
- de wijze waarop het personeel wordt geïnformeerd;
- de procedure tot wijziging van het reglement. |
Organisatie van de vergaderingen
De regels rond de plaats, het tijdstip en het verloop van de vergaderingen van het comité PBW moeten opgenomen zijn in het huishoudelijk reglement.
Over het algemeen wordt er voor die vergaderingen geen minimum-/maximumduur bepaald. Enerzijds bestaat namelijk het risico dat dit de efficiëntie en de goede werking van die vergaderingen negatief beïnvloedt en anderzijds beschikt men dan over de nodige flexibiliteit wanneer een bijzondere vergadering van korte duur moet worden bijeengeroepen om één specifiek onderwerp te behandelen.
De vergaderingen worden in principe op een vaste datum gehouden, die in het reglement wordt bepaald. Het kan echter nuttig zijn om nader te bepalen wat er gebeurt indien die overeengekomen vaste datum om ernstige redenen niet kan worden nageleefd: de vergadering kan dan, bijvoorbeeld, tot de eerstvolgende werkdag worden uitgesteld.
Sommige reglementen bepalen dat de tijd die aan de vergadering wordt besteed als arbeidstijd wordt beschouwd en als dusdanig wordt bezoldigd. Er kunnen ook bijkomende preciseringen worden voorzien, bv. over verplaatsingskosten.
Besluitvorming
Het huishoudelijk reglement bepaalt de nadere regels die moeten worden gevolgd om tot een akkoord te komen. Indien deze modaliteiten niet zijn vastgelegd, moeten de besluiten eenparig worden goedgekeurd. Om te verhinderen dat de werking van het comité onnodig wordt geblokkeerd, is het dus belangrijk om vooraf te bepalen wat onder een “akkoord” wordt verstaan en om de meerderheidsregels vast te leggen. Zo moet de vereiste minimumaanwezigheden worden bepaald, zowel van de kant van de werkgeversafvaardiging als van die van de werknemersafvaardiging. Sommige huishoudelijke reglementen bepalen voor de gevallen die in de wetgeving zijn voorzien een besluitvorming met eenparigheid van stemmen van de aanwezige leden, terwijl voor de andere gevallen een gewone meerderheid van de aanwezige leden en een meerderheid binnen de groep van werknemers volstaat.
Wanneer het huishoudelijk reglement niet beschrijft hoe tot een akkoord moet worden gekomen (of wanneer het vereiste quorum om tot een akkoord te komen niet is bereikt), kan de interventie van de bevoegde arbeidsinspectie vereist zijn om te bemiddelen tussen de partijen. Hij mag het comité PBW ook ambtshalve bijeenroepen en het voorzitterschap van de vergadering op zich nemen (art. II.7-28).
Bezoeken
Of het nu gaat om het grondig onderzoek dat ten minste éénmaal per jaar wordt ingesteld op alle arbeidsplaatsen (art. II.7-10) of om een bezoek ter plaatse dat door de dringenheid van de situatie is ingegeven (dreigend gevaar, ernstige risico’s, ernstig ongeval,…) (art. II.7-11), de leden van het comité PBW hebben in principe geen enkele individuele bevoegdheid om bezoeken uit te voeren op de arbeidsplaatsen. Daarom moeten hun specifieke organisatiemodaliteiten in het huishoudelijk reglement van het comité worden bepaald. Hierin zal bijvoorbeeld de samenstelling van deze afvaardigingen, de eventuele frequentie van de bezoeken etc. worden bepaald. Om ongepaste verplaatsingen van de afvaardiging te vermijden, is het aangewezen om het vooraf eens te worden over wat precies onder “dringend” en “ernstig” wordt verstaan.
Voorzitter en secretaris
In het huishoudelijk reglement wordt ook vermeld wie de functie van voorzitter en van secretaris uitoefent.
De voorzitter is de werkgever of zijn afgevaardigde, die wordt gekozen onder het directiepersoneel.
Het secretariaat van het comité PBW wordt verzekerd door een lid van de interne dienst wanneer door de werkgever één enkel comité moet worden opgericht. Wanneer een werkgever meerdere technische bedrijfseenheden (TBE’s) heeft waarvoor een comité moet worden opgericht, wordt het secretariaat verzekerd door een lid van de interne dienst die is opgericht voor de TBE waarvoor het desbetreffende comité werd opgericht (art. II.7-23).
De interne preventieadviseur (hoofd van de interne dienst) moet de vergaderingen van het comité bijwonen, maar hij mag de organisatie van het secretariaat aan een van zijn medewerkers overdragen.
Bijkomende punten
Behalve de verplichte punten, kunnen ook nog andere punten in het huishoudelijk reglement worden opgenomen. Deze bijkomende bepalingen worden opgesteld naargelang van het specifieke karakter van de onderneming. Meestal gaat het om praktische reglementen en afspraken, die eigen zijn aan de onderneming, tussen de werkgever, de preventieadviseur en de leden van het comité. Door in dit stadium de precieze werkingsregels te bepalen, worden achteraf heel wat discussies vermeden.
In geval van uitbreiding van de bevoegdheden van het Comité
In de ondernemingen die tussen 50 en 99 werknemers tewerkstellen, kent de wet van 23 april 2008 betreffende de informatie en de raadpleging van de werknemers bijzondere bevoegdheden toe aan het comité PBW. Het comité mag beslissen om het huishoudelijk reglement aan te passen aan de nieuwe opdrachten die het zal moeten uitvoeren, maar de wet voorziet in dit verband geen bijzondere bepalingen.
Conclusies
Als de werkgever nog geen huishoudelijk reglement heeft, kan hij al een ontwerp voorbereiden en dat op de eerste vergadering aan het Comité PBW voorleggen. Ondanks zijn formeel karakter, is het een nuttig instrument dat voor een opbouwende sfeer en efficiënte en ordelijke vergaderingen zorgt. Nadat het ontwerp in een definitieve vorm is gegoten en werd aanvaard, is het comité klaar om zijn taak te vervullen: de middelen zoeken of bijdragen tot de initiatieven die worden ondernomen om het welzijn van de werknemers tijdens de uitvoering van hun werk te bevorderen.
