Psychosociale interventie: de externe diensten bereiken overeenstemming over de aanpak

In een consensusdocument beantwoordt Co-Prev een aantal vragen over de aanpak van de EDPB’s op het vlak van formele en informele psychosociale interventies. Het doel is de externe diensten in staat te stellen de regelgeving uniform te interpreteren en de nodige maatregelen te nemen op het terrein. We lichten enkele specifieke punten toe.

Een consensus
In een consensusdocument heeft Co-Prev, de sectororganisatie van de Belgische externe diensten voor preventie en bescherming op het werk, met haar leden afgesproken om een reeks good practices in te stellen in verband met de aanpak van verzoeken om formele of informele psychosociale interventie. De externe diensten dienen de regelgeving uniform te interpreteren zoals beschreven in de consensus. Van de EDPB’s wordt dus verwacht dat ze dienovereenkomstig handelen in hun relaties met klanten en bij het toepassen van de regelgeving op het terrein.

Een offerte
In geval van een verzoek om psychosociale interventie stelt men het best een offerte op voor de aangesloten onderneming bestaande uit een geschat tijds- en prijsbestek. De werkgever dient die offerte goed te keuren. Indien deze laatste weigert om de offerte voor akkoord te ondertekenen (zelfs na telefonisch contact), zal de EDPB hem een aangetekende brief sturen om hem te wijzen op zijn verplichtingen als werkgever. Co-Prev raadt de EDPB’s aan de afdeling van het regionaal toezicht op het welzijn op het werk (arbeidsinspectie) schriftelijk in kennis te stellen als ze geconfronteerd worden met een weigering door de werkgever.

Overeenkomsten tussen verzoeker en preventieadviseur psychosoicale aspecten
De EDPB’s gebruiken een intakedocument waarin de afspraken tussen de verzoeker en de preventieadviseur psychosociale aspecten vermeld staan. Een modeldocument dient vooraf aan de verzoeker te worden overhandigd. Dit dient als opvolgdocument bij de gesprekken.

In geval van een formeel verzoek om interventie, wordt de EDPB’s gevraagd om in dit document te verklaren dat de verzoeker geen gebruik wenst te maken van een informele interventie of dat die geen resultaat heeft opgeleverd. Daarnaast dient de verzoeker in dit formulier of bij het eerste gesprek te bevestigen dat hij/zij met een eventueel overleg tussen de preventieadviseur psychosociale aspecten en de arbeidsgeneesheer akkoord gaat.

Intrekking van een formeel verzoek
De verzoeker van een formele interventie kan het onpartijdig onderzoek laten vervangen door een informele procedure. Hij/zij dient in dat geval zijn/haar formele verzoek om interventie schriftelijk in te trekken. De verzoeker kan ook het formele verzoek handhaven maar de preventieadviseur psychosociale aspecten tegelijkertijd verzoeken om oplossingsgericht te bemiddelen. Dit specifieke verzoek dient eveneens schriftelijk te worden meegedeeld. In geval van intrekking van een formeel verzoek dient de preventieadviseur psychosociale aspecten ook de werkgever hiervan op de hoogte te brengen. Co-Prev merkt evenwel op dat niets de werkgever in de weg staat om de preventieadviseur psychosociale aspecten te gelasten het onderzoek op een meer collectief niveau voort te zetten teneinde een voorstel te doen voor collectieve preventiemaatregelen.

Hoofdzakelijk collectief karakter
Co-Prev verduidelijkt in haar nota wat een verzoek om psychosociale interventie met een hoofdzakelijk collectief karakter precies inhoudt. De term "collectief" wil zeggen dat meerdere personen binnen de onderneming het risico lopen schade te lijden, terwijl de term “hoofdzakelijk” aangeeft dat het verzoek om interventie meer een organisatorisch dan een individueel probleem betreft. Het individuele aspect moet duidelijk van ondergeschikt belang zijn.

Afsluiting van dossiers
Men kan een dossier voor een informeel verzoek als afgesloten door een preventieadviseur psychosociale aspecten beschouwen indien een casus on hold is gezet, namelijk als er geen acties meer zijn binnen een bepaalde termijn (bijvoorbeeld 2 maanden). De verzoeker kan echter steeds de heropening van zijn/haar dossier vragen. De formele procedure wordt ten laatste 3 maanden na de indiening van de aanvraag en bij voorkeur tegelijk met het overleg met de werkgever over de analyse van de preventieadviseur psychosociale aspecten afgesloten. Deze termijn veronderstelt uiteraard dat er tijdens de procedure geen specifieke initiatieven zoals formele verzoeken om interventie meer worden ingediend bij de afdeling van het regionaal toezicht op het welzijn op het werk.

Samenwerking tussen de preventieadviseur psychosociale aspecten en de arbeidsgeneesheer
Een multidisciplinaire aanpak moet doeltreffend zijn voor de EDPB’s. Bijgevolg moet preventieadviseur-arbeidsgeneesheer beslissen welke gegevens voor de preventieadviseur psychosociale aspecten relevant zijn en moeten worden doorgegeven. De verzoeker moet echter formeel akkoord zijn gegaan met die informatie-uitwisseling. Om de informatie-uitwisseling te vergemakkelijken, dient de arbeidsgeneesheer in kennis te worden gesteld van ieder formeel verzoek om interventie.

Ongegronde verzoeken om interventie
De verzoeker moet in elk geval worden gehoord en uitgenodigd om zijn/haar grieven schriftelijk te formuleren.  Maar het is mogelijk dat de EDPB’s verzoeken om interventie krijgen die duidelijk ongegrond zijn. Dat kan het geval zijn als de verzoeker mogelijk onevenwichtig gedrag vertoont. De preventieadviseur psychosociale aspecten kan de verzoeker dan voorstellen om de arbeidsgeneesheer te raadplegen. De preventieadviseur psychosociale aspecten kan eventueel het advies inwinnen van de afdeling van het regionaal toezicht op het welzijn op het werk alvorens de aanvraag te weigeren. Net zoals de arbeidsgeneesheer kan de preventieadviseur psychosociale aspecten de verzoeker doorverwijzen naar een therapeut of behandelend arts.

Het verzoek kan ook ongegrond zijn indien er overduidelijk geen psychosociale risico's op het werk bestaan. Om de indiening van het formele verzoek te weigeren, kan de preventieadviseur psychosociale aspecten zich baseren op een lijst van criteria zoals:
- een te lange tijd tussen de intake (contactname) en het formele interventieverzoek
- de afwezigheid van een objectief gevaar (bijvoorbeeld als de verzoeker en de andere betrokken partij niet meer met elkaar in contact komen)
- het manifest instrumenteel gebruik van het interventieverzoek.

De EDPB’s worden er evenwel toe aangespoord zich terughoudend op te stellen. Het is raadzaam eerst contact op te nemen met de afdeling van het regionaal toezicht op het welzijn op het werk. De afdeling zal dan idealiter een schriftelijke bevestiging van haar standpunt geven.

Overdracht van dossiers tussen EDPB’s
Omwille van de regels inzake het beroepsgeheim dienen individuele dossiers rechtstreeks tussen de bevoegde preventieadviseurs psychosociale aspecten van de respectieve EDPB’s overgedragen te worden. De overdragende EDPB dient dus te weten naar wie het dossier gaat binnen de nieuwe EDPB. Enkel elementen die tot het dossier behoren, worden overgedragen; persoonlijke notities van de preventieadviseur psychosociale aspecten maken nooit deel uit van de overdracht. 

Bron: Consensus Psychosociale risico’s van Co-Prev