Prevent.be

Aanleiding
Net als elk bedrijf heeft AG Insurance te maken met medewerkers die gedurende langere tijd afwezig zijn. Op de zowat 4.400 medewerkers zijn gemiddeld enkele tientallen mensen langdurig afwezig om medische redenen. “Onderzoek toont duidelijk aan dat hoe langer iemand afwezig is, hoe groter de drempel wordt om terug te keren”, weet Raphael Copis, HR- en Communicatie Director. “Bovendien hoorden we van verschillende mensen die na een lange afwezigheid teruggekeerd waren dat ze het jammer vonden dat ze tijdens hun ziekte zo weinig contact hadden met het bedrijf. We waren blijkbaar te afstandelijk tegenvoer mensen die langdurig ziek waren.”

Omdat er ook in enkele diensten discussies waren tussen managers en medewerkers die in eerste instantie graag halftijds wilden terugkeren, achtte de verzekeraars de tijd rijp om alle neuzen in dezelfde richting te zetten. “We vinden welzijn op het werk heel belangrijk. Enerzijds willen we door in te zetten op welzijn een aantrekkelijke speler zijn op de arbeidsmarkt, anderzijds willen we waardevolle medewerkers behouden.”

Maar wanneer een langdurige afwezige medewerker aangaf terug te willen komen werken, mits een aanpassing van de arbeidstijd, liep dit toch niet altijd van een leien dakje. “Managers legden nog te veel nadruk op productiviteit, terwijl het op termijn loont om werknemers geleidelijk en progressief terug aan de slag te helpen. Een halftijdse terugkomst op de werkvloer maakt vaak ook deel uit van het genezingsproces.”, aldus Raphael Copis.

Welcome Back
Er werd een projectgroep opgericht, onder leiding van HR-medewerker Aline Tignon, die zou nagaan op welke manier ze meer langdurig afwezigen terug aan de slag konden helpen. “De projectgroep moest nagaan wat wettelijk en organisatorisch mogelijk was. Waar we vooral op moesten letten was het medisch geheim en de vertrouwelijke behandeling van het dossier. Maar ook hoe we het vertrouwen konden krijgen van medewerkers die in het programma zouden instappen. Het uiteindelijke doel was een concrete procedure vastleggen over wie wat doet.”

Het Welcome Back programma bestaat uit verschillende stappen. Vier weken na het begin van de afwezigheid krijgen de medewerkers een brief en een brochure waarin het Welcome Back programma wordt uitgelegd. “Van die brochure hebben we echt ons werk gemaak. Goede informatie is essentieel en je hebt maar één kans om goed te starten met dit programma”, zegt Aline Tignon.

Wanneer de medewerker zes weken afwezig is, neemt een verpleegkundige van de interne medische dienst contact op. “De reden van ons telefoontje is te weten komen of de medewerker geïnteresseerd is in het Welcome Back programma”, verklaart Brigitte Bernaer, verpleegster en hoofd van de medische dienst. “We informeren ook naar de toestand van de medewerker en vragen of we ergens mee kunnen helpen. We vermelden ook nog eens expliciet dat alle informatie vertrouwelijk wordt behandeld. Zelfs de arbeidsgeneesheer wordt op dit ogenblik niet betrokken. De eerste contacten gebeuren enkel tussen de werknemer en de verpleegkundige.”

Als de werknemer aangeeft in het programma te willen stappen, belt de verpleegkundige verschillende keren terug. “We volgen de werknemer echt op. We informeren naar zijn gezondheid, de behandeling, de volgende afspraak bij de huisarts,… Op die manier willen we de lijn openhouden tussen het bedrijf en de langdurig zieke medewerker. Aan het einde van elk gesprek trachten we een volgende afspraak vast te leggen.” Op het moment dat de werknemer klaar is om terug te keren, stelt de verpleegkundige voor om langs te gaan bij de arbeidsgeneesheer. Tijdens dit gesprek moet duidelijk worden of de medewerker meteen fulltime aan de slag kan gaan, of toch beter opteert voor een medisch halftijds uurrooster. Indien er aanpassingen aan de werkpost of arbeidsorganisatie nodig zijn, wordt dit hier ook besproken. “We stimuleren de medewerkers ook om hun terugkeer vooraf met hun manager te bespreken zodat we een gepersonaliseerde oplossing kunnen uitwerken waar ook de betrokken dienst zich in kan vinden,” zegt Brigitte Bernaert. Acht dagen na hun terugkeer komen de medewerkers nog eens langs bij de arbeidsgeneesheer. Als er nog aanpassingen moeten gebeuren, kan dat tijdens dit gesprek besproken worden. Ook de HR-dienst volgt de werknemers en zijn diensthoofd achteraf op. “We gaan na hoe het is verlopen met de bedoeling te leren uit eventuele fouten”.

Managers opleiden
Een belangrijke succesfactor is het contact met de managers gebleken. Sommige onder hen stonden in het begin weigerachtig tegenover het deeltijds terugkeren van medewerkers. Het Welcome Back programma maakt nu deel uit van het opleidingstraject van de managers. Tijdens infosessies werd het programma uitgelegd en werd benadrukt dat managers flexibel moeten zijn voor mensen die terugkomen uit langdurig ziekteverlof. Daarnaast kregen de managers tools ter beschikking die hen moeten helpen de terugkeer van een collega goed voor te bereiden. Aline Tignon: “We raden hen bijvoorbeeld aan om op voorhand af te spreken wat ze de collega’s kunnen zeggen in verband met hun afwezigheid en ziekte. De collega’s moeten geïnformeerd worden over de terugkeer en hoe die zal verlopen. We vragen hen dat ze de eerste dag van de terugkeer beschikbaar zijn voor de medewerker en dat ze hem op de hoogte brengen van de dossiers en andere zaken die van belang zijn om hun werk weer op te nemen.

Evaluatie
De eerste evaluatie van het Welcome Back programma is positief. Niet alleen liet 3/4de van de langdurige afwezige medewerkers weten dat ze (op termijn) willen terugkeren naar het werk, ook de reacties zijn positief. “Opvallend is dat steeds meer mensen terug aan het werk gaan in een tijdelijk halftijds regime”, zegt Brigitte Bernaer. “Managers staan er duidelijk ook veel meer voor open. Het is ook positief voor de collega’s. Ook zij weten dat ze gesteund worden, mochten ze ziek worden”. De verpleegkundigen inzetten als spil van het programma is ook een meerwaarde gebleken. “Vertrouwelijkheid vonden we heel belangrijk en verpleegsters hebben ervaring met het beroepsgeheim en hebben ook medische kennis.” Om hun rol goed te kunnen vervullen, hebben de verpleegkundigen een opleiding gekregen in het voeren van moeilijke gesprekken. “Sommige mensen denken dat we hen controleren. Het komt erop aan hun vertrouwen te winnen en duidelijk te maken dat hun deelname volledig vrijwillig is en dat we geen medische en vertrouwelijke informatie doorgeven aan de werkgever. De zieke werknemer neemt zelf het initiatief om zijn manager en de HR-dienst te laten weten dat hij of zijn terugkomt. Wij kunnen enkel een voorstel doen tot afspraak bij de arbeidsgeneesheer.”