De prestatieduur van de interne preventieadviseur

In de reglementering staat dat de werkgever de tijdsduur moet bepalen die de interne preventieadviseur toegemeten krijgt om zijn opdracht naar behoren te vervullen. Bestaan hier geen criteria voor?

Wat zegt het Belgische reglementaire kader precies?
Het functioneren van de interne preventiedienst wordt hoofdzakelijk geregeld in het koninklijk besluit van 2 maart 1998 betreffende de interne diensten voor preventie en bescherming op het werk. Artikel 17, § 2 van dit besluit stelt letterlijk: “De werkgever bepaalt, na voorafgaand akkoord van het Comité, de minimumduur van de prestaties van de preventieadviseurs dermate dat de aan de interne dienst toegewezen opdrachten te allen tijde volledig en doeltreffend worden vervuld. Op verzoek van elke belanghebbende partij kan de minimumduur van de prestaties worden gewijzigd, volgens dezelfde procedure.” Ter verduidelijking wordt de volgende alinea toegevoegd: “Door duur van de prestaties moet worden begrepen de tijd die minimaal moet besteed worden om de opdrachten en activiteiten toegekend aan de preventieadviseurs te kunnen vervullen.”

Wat betekent dit in de praktijk?
In de praktijk wil dit zeggen dat de werkgever, doorgaans de voorzitter van het Comité PBW, in overleg met de interne preventieadviseur(s) uitmaakt welk tijdsbudget moet worden voorzien opdat de interne dienst PBW zijn taak naar behoren kan vervullen. Dat voorstel wordt voorgelegd op de eerstkomende vergadering van het Comité PBW, dat dan in principe een akkoord zal geven. Let wel: het begrip akkoord is voor een adviserend orgaan als het Comité een controversieel gegeven. In de praktijk wordt deze term, alvast door de werknemersvertegenwoordigers, ingevuld als een formeel akkoord vanwege ieder individueel lid van de vergadering en sommige arbeidsrechtbanken zijn hen daarin gevolgd. Het is daarom belangrijk om voorafgaandelijk vast te spijkeren wat men verstaat onder een “akkoord”.

Wat is een akkoord?
Het ideale forum hiervoor is het Huishoudelijk Reglement dat ieder Comité moet opstellen om zijn functioneren in goede kanalen te leiden. Elke onderneming heeft de vrijheid om het begrip “akkoord” zelfstandig in te vullen. Een aanvaardbare formule kan bv. zijn dat pas kan gesproken worden over een akkoord wanneer de helft + 1 van zowel het aantal werknemers als het aantal werknemersafgevaardigden instemt met het voorstel van de werkgever. Op deze manier kan de ondemocratische situatie vermeden worden, waarbij één enkel individu, om gelijk welke reden dan ook, de benoeming van een interne preventieadviseur kan blokkeren. Of dat hij of zij een patstelling kan creëren bij het vaststellen van de benodigde tijd die de interne preventiedienst aan zijn opdracht mag besteden. En ook hier geldt, zoals steeds: wanneer de onderneming er niet uitgeraakt kan een tussenkomst aangezocht worden van de bevoegde arbeidsinspecteur.

De optimale prestatieduur van de interne preventiedienst
Er bestaan geen officiële normen m.b.t. de optimale/minimale prestatieduur van de interne preventieadviseur. Dit neemt niet weg dat individuele arbeidsinspecteurs behorende tot het Toezicht op het Welzijn op het Werk daar een duidelijke mening over hebben. In de praktijk kunnen zij voor een specifieke onderneming een richtnorm kunnen geven, maar dit blijft gebaseerd op een persoonlijk aanvoelen.

Hoe werkt het in andere landen?
De enige norm ter wereld die wél een indicatie geeft van de optimale tijdsbesteding van een interne preventieadviseur is vervat in het document Sicherheitsingenieure und andere Fachkräfte für Arbeitssicherheit van 1 december 1974, gepubliceerd door het Duitse Hauptverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften, met referentie VBG 122, uitgave 4/1992. Deze norm wordt momenteel evenwel in Duitsland zelf beschouwd als verouderd en wordt dus nauwelijks nog gebruikt. Bovendien verschilt de taakinhoud van de interne preventieadviseur in dat land merkelijk van deze van de Belgische interne preventieadviseur, onder meer op het vlak van de administratieve belasting.

En in België…
In ons land bestaan zijn er maar twee instanties die naar buiten komen met concrete vuistregels in verband met deze problematiek: Prevent (voor de kwestie in zijn algemeenheid) en de beroepsorganisatie Prebes (voor wat betreft de onderwijsinstellingen).

De Prevent-regel
Prevent heeft zelf een berekeningsmodelletje opgesteld op basis van de beroepservaring van een relatief groot aantal interne preventieadviseurs. Dit leidt tot een minimum aantal halve dagen dat op jaarbasis zou moeten gepresteerd worden door een interne preventieadviseur. Dit getal moet dan worden geconverteerd in termen van procenten van een voltijdse tewerkstelling en die laatste is afhankelijk van de arbeidstijdregeling die in de onderneming of de activiteitsector gangbaar is. Bovendien geeft de Prevent-regel het aantal effectief te presteren halve dagen: absenteïsme, klein verlet, bevallingsrust. Maar deze  mogen hierbij niet in mindering gebracht worden.
De Prevent-regel wordt vastgesteld aan de hand van de volgende formule:

         Min. halve dagen/jaar = N x a x b x c

Waarin:
N = aantal personeelsleden in absoluut aantal (zonder rekening te houden met het feit dat ze al dan niet deeltijds werken). Let op: het gaat hier niet alleen over het eigen personeelsbestand in absolute termen! Wanneer een onderneming intensief met contractors, interimarissen, zelfstandigen… werkt, moeten deze meegerekend worden in N, bv. door ruwweg een gelijkwaardig aantal “koppen” bij te tellen bij het effectieve personeelsbestand. Het systematisch werken met derde werknemers betekent immers een bijkomende belasting voor de interne preventiedienst.
a = een ponderatiefactor m.b.t. het comité PBW
   0,1 : geen Comité
   0,15 : een Comité dat onregelmatig samenkomt of weinig eisend is (korte vergaderingen, weinig  betrokkenheid)
   0,2 : een veeleisend Comité
b = een sectorcoëfficiënt die de grootte van de risico’s in rekening brengt (gebaseerd op de indeling van de ondernemingen cfr. het KB van 27 maart 1998 betreffende de interne preventiediensten)
   1: kleine risico’s (uitgezonderd technische scholen en zorginstellingen)
   2: lichte risico’s (m.i.v. technische scholen en zorginstellingen)
   3: middelzware risico’s
   4: zware risico’s
c = een ponderatiefactor die de hoogte van de eisen in rekening brengt. Hierbij wordt rekening gehouden met: de complexiteit van de onderneming (onder meer de snelle verandering van de infrastructuur, de verwachtingen van de bedrijfsleiding, de spreiding van de onderneming over meerdere vestigingen, de aanwezigheid van specifieke preventieproblemen zoals een hoge ongevallenfrequentie).
   0,4 : lage moeilijkheidsgraad
   0,7 : normale moeilijkheidsgraad
   1,0 : hoge moeilijkheidsgraad
   1,3 : erg hoge moeilijkheidsgraad

Het kaderstukje geeft enkele concrete praktijkgevallen. Let wel: de formule is alleen bruikbaar voor ondernemingen vanaf 50 werknemers!

Enkele berekeningsvoorbeelden

Een RVT met 100 werknemers, een veeleisend Comité, normale verwachtingen vanwege de werkgever en gelegen in één enkele vestiging:           

100 x 0,2 x 2 x 1,0 = 40 halve dagen per jaar

Een kantoor met 40 werknemers, geen Comité en weinig eisen vanwege de directie op het vlak van preventie, maar waar gemiddeld een tiental zelfstandige consultants aan verbonden zijn die meestal ter plaatse op kantoor zijn:

(40+10) x 0,1 x 1 x 0,4 = 2 halve dagen per jaar

Een bedrijf uit de metaalsector (machinebouw), 4 vestigingen waarin het totaal 250 werknemers tewerkgesteld zijn, één enkel matig werkend Comité en waarbij de directie hoge eisen stelt aan het preventiebeleid:

250 x 0,15 x 3 x 1,3 = 146 halve dagen


De Prebes-richtlijn voor onderwijsinstellingen
Een aantal jaren geleden heeft Prebes, de beroepsorganisatie van de Nederlandstalige preventieadviseurs, een richtlijn uitgegeven over de minimale prestatieduur van de interne preventieadviseur in onderwijsinstellingen. Het document is terug te vinden op www.prebes.be.
Het berekeningsmodel dat Prebes voorstelt (en dat de organisatie zelf de Prebes-richtlijn 2010 noemt) komt tot een minimale tijdsbesteding. Het wordt uitgedrukt in het aantal te besteden uren op jaarbasis, in functie van het aantal leerlingen en de aard van het aangeboden onderwijs. Voor dit laatste worden vier categorieën onderscheiden:
[A] de richtingen van de studiegebieden nijverheid en voiding van het secundair beroepsonderwijs, technisch onderwijs en buitengewoon onderwijs;
[B] de studierichtingen van het kunstsecundair onderwijs en van de andere studiegebieden van het secundair beroepsonderwijs, technisch onderwijs en buitengewoon onderwijs;
[C] het algemeen secundair onderwijs en het buitengewoon basisonderwijs;
[D] het gewoon basisonderwijs.

Het berekeningsmodel leidt tot het volgende diagram.

Wat is de bruikbaarheid van deze twee regels?
Vooreerst dient benadrukt te worden dat de regels in deze tekst uitsluitend mogen beschouwd worden als een vuistregel. Zij hebben met andere woorden geen enkele juridische waarde en kunnen dus niet gebruikt worden als breekijzer om bepaalde beslissingen te forceren. Maar ze geven wel een idee.
Belangrijker is dat deze regels zich baseren op het takenpakket dat in de reglementering formeel wordt toegekend aan de interne preventieadviseur. Zij houden bv. geen rekening met enige administratieve ondersteuning. In ondernemingen met een veeleisend Comité PBW of strakke interne veiligheidsprocedures (bv. in het kader van een formeel zorgsysteem) moet hiermee rekening gehouden worden. Bovendien steken in de meeste ondernemingen de medewerkers van de interne preventieadviseur veel tijd in de zogenaamde gedelegeerde opdrachten. Het aansturen en opleiden van de eerste interventieploeg bij brand, het uitvoeren van risicoanalyses, het opstellen van een globaal preventieplan… zijn activiteiten die door onze overheden formeel worden toegekend aan de werkgever, maar die in bijna alle gevallen terechtkomen op het hoofd van de interne preventieadviseur. Deze activiteiten kunnen het aantal te presteren halve dagen significant optrekken.
Daarnaast worden er ook verwante opdrachten doorgegeven aan de interne preventiedienst, zoals de onderhandelingen met derde instanties (externe preventiediensten, verzekeringen tegen arbeidsongevallen en brand, EDTC’s, leveranciers van persoonlijke beschermingsmiddelen…), de milieu- of de kwaliteitszorg, het beheer van het toegangscontrolesysteem, enz.

: PreventFocus 09/2016