Brussels Airport Company en haar ISO 45001-certificaat

In maart 2018 werd de ISO 45000-reeks gepubliceerd, de opvolger van de OHSAS 18000-reeks. Brussels Airport Company (BAC) verwierf ondertussen al een ISO 45001-certificaat. Dit is het relaas.
Voorgeschiedenis
BAC had al verschillende zorgsystemen: 9001, 14001, 50001 en sedert 2012 ook OHSAS 18001. De hercertificering voor de OHSAS zat eraan te komen, maar bij BAC wist men dat ook de 45000-reeks weldra zou gepubliceerd worden. Men kon er dus voor opteren om voor drie jaar opnieuw de OHSAS-norm te behouden of om te kiezen voor de nieuwe ISO-norm. De keuze voor de 45000 was niet evident, omdat uit de drafts bleek dat er toch wel wat wijzigingen waren, inclusief cultuurswijzigingen. Bij de OHSAS blijven zou dus minder werk betekenen.
 
Transitie
Keuze voor geleidelijke overgang
Uiteindelijk besliste men toch om zich voor te bereiden op de overgang naar ISO vanuit de achterliggende gedachte dat dit ook weer een stap vooruit betekende voor de luchthaven. Voor de transitie werd ongeveer een jaar uitgetrokken. Enerzijds was dat de tijd die men nodig achtte om zich in te werken in de norm en om de GAP-analyse te maken, maar anderzijds ook de tijd die de organisatie zichzelf wilde gunnen om een geleidelijke overgang te maken. Als een dergelijke omschakeling gebeurt, dan moet men administratieve wijzigingen doorvoeren, processen opnieuw tegen het licht houden, opleidingen aanpassen, ... en die dingen vragen nu eenmaal veel tijd. 

Er is echter nog een belangrijkere reden voor de keuze om geleidelijk te werk te gaan. In het verleden had men ook al eigen zorgsystemen en de overgang naar OHSAS was abrupt gebeurd. Het gevolg hiervan was dat er in de aanloop naar de audit veel activiteit was rond veiligheid, procedures en instructies, maar zodra de audit achter de rug was, verslapte de aandacht voor het zorgsysteem. 
De ISO 45000 zet ook veel meer in op ‘leadership’; procedures worden ondergeschikt. Het zijn de verschillende manieren van werken die meer op elkaar moeten afgestemd geraken en dit raakt aan de cultuur van de organisatie. Als men dan toelaat dat die inspanning maar eens in de zoveel jaar geleverd wordt, dan zet men de middelen van de organisatie niet goed in. Dat is de reden dat BAC wilde afgeraken van de abrupte overgang en koos voor een geleidelijke transitie waarbij er misschien wel een zachte daling komt in de aandachtscurve, maar waarbij de aandacht voor veilig werken nooit echt verslapt.
 
Analyse
De GAP-analyse werd door een derde gemaakt. Bij BAC werden en worden interne audits door een derde uitgevoerd. Dit is een heel bewuste keuze. Iemand van buitenaf maakt een foto van de activiteiten, vergelijkt die met de norm, giet dit in een rapport en legt dit voor.  
 
Voorbereidingen
Eens de GAP-analyse er was, wist de stuurgroep wat er allemaal moest gebeuren. Met wekelijkse meetings werd de voortgang van de aanpassingen gemonitord. Aanvankelijk gebeurde de monitoring vanuit een ‘helikopterview’, nadien ging men meer in detail werken. Dit alles met een plan B in het achterhoofd: mocht het ISO-verhaal niet doorgaan, moest men altijd kunnen terugvallen op een hercertificering van de OHSAS.
BAC heeft dus ook bewust lang gewacht om naar het veld te gaan; de werkgroep moest er eerst van overtuigd zijn dat alles klaar was. Dat moment lag zelfs niet zo heel ver voor het plaatsvinden van de audit. Zodra de norm verscheen, werd naar de organisatie toe gecommuniceerd dat men zou overschakelen, met de begeleidende boodschap dat men niet veel moest veranderen en dat de voorbereidingen al getroffen waren. Er kwamen een aantal elementen mooi samen: hr was al jaren bezig met ‘leadership’ en ‘ownership’ en ook vanuit het Comité PBW werd er al jaren gewerkt om de verantwoordelijkheid voor veiligheid bij de hiërarchische lijn te leggen. ISO 45001 was dus een geschenk voor het bedrijf omdat het een en ander kon borgen.
 
Walk the talk
De preventiedienst van BAC heeft altijd aan missionariswerk gedaan: nadrukkelijk aanwezig op de werkvloer, veel rondgangen, mensen wijzen op mogelijke verbeteringen, deelnemen aan startwerkvergaderingen, ... Door aanwezig te zijn en het woord te gaan verkondigen, merkt men dat de werknemers en de hiërarchische lijn het verhaal oppikken. Dit duurt misschien iets langer, maar het is een veel beter systeem dan wanneer men van bovenuit oplegt dat er een certificaat moet gehaald worden, dat er toolboxen moeten gehouden worden en dat er verslagen moeten gemaakt worden. Dit verplichte spel geeft altijd een nasmaak.
 
Audit
Voor de audit zelf stuurde het auditbureau twee mensen die elk drie en een halve dag op de luchthaven doorbrachten. Het was de taak van de stuurgroep om hen met iedereen in contact te brengen. De stuurgroep trad dus meer op als een facilitator. 
Er werd de auditoren een agenda voorgesteld met eerst een toelichting door de directie en nadien vooral veel ontmoetingen tussen stakeholders en auditoren over heel de luchthaven. De boodschap die meegegeven werd aan degenen die met de auditoren in contact zouden komen, was eenvoudig: “Say what you do and do what you say.”Vertel een auditor geen verhaaltje, want zij zijn erop getraind om dit te doorprikken. 
BAC heeft een audit-cultuur en het personeel is ondertussen ook doordrongen van die opdracht. Ze weten dat ze feiten moeten vertellen en dat die feiten moeten gestaafd worden. Het is de rol van de auditor om de linken naar de norm te controleren. Daar mogen geen verrassingen uitkomen, want als organisatie weet men uit de voorbereiding al of men al dan niet in orde is met de norm. Als er in de norm bijvoorbeeld staat dat een registratie moet kunnen aangetoond worden, dan moet er effectief een registratie zijn. Auditors gaan op zoek naar risico’s voor de borging van het systeem.
 
Bewaking zorgsysteem na implementatie
ISO zelf bevat verschillende parameters die toelaten om de blijvende implementatie van het zorgsysteem te monitoren. Zo is er bijvoorbeeld de registratie van nieuwe wetgeving. Dit moet transparant zijn om na te gaan of de verschillende afdelingen eventueel actie hebben ondernomen naar aanleiding van gewijzigde wetgeving. De preventiedienst van BAC borgt dit door bij elk advies te verwijzen naar de wetgeving; zo zijn ook de verschillende afdelingen verplicht naar de wetgeving te gaan kijken.
 
De rol van de preventiedienst na de implementatie van ISO 45001
De preventiedienst van BAC blijft het veiligheidsverhaal op de luchthaven in de breedte monitoren. In het verleden werd ooit de fout gemaakt te hard te focussen op één element, zoals asbest. Dit probleem werd dan heel grondig geanalyseerd en doorheen heel de organisatie werd eraan gewerkt, maar ondertussen verloor men het grotere plaatje uit het oog. Door de procesmatige aanpak in ISO 45001 heeft men geen nood aan een grote preventiedienst. De interne dienst doet de monitoring in de breedte en doet voor het detailwerk een beroep op specialisten die al dan niet in de organisatie aanwezig zijn. 
 
De volgende stap
Managers van BAC die met de verschillende ISO-managementsystemen bezig zijn, stemmen ze meer en meer op elkaar af. De volgende stap – waar sommige bedrijven al zijn, maar BAC nog even de boot afhoudt – is het net meer en meer te gaan sluiten en op één manier naar buiten te komen; één audit om alle systemen in één keer te auditen. Zodra de systemen onderling goed geïntegreerd zijn, en daar is men mee bezig, zal BAC deze stap kunnen zetten. Ondertussen wordt ook heel goed geluisterd naar wat de auditors hierover vertellen.
 
Brussels Airport Company
Iedereen kent de luchthaven wel van de parkings, de inrit en de terminal, maar uiteraard is er veel meer dan dat. De luchthaven is verspreid over het grondgebied van drie gemeenten en 20 000 – onrechtstreeks zelfs 60 000 – werknemers zijn afhankelijk van de luchthaven.
BAC nv is eigenaar van de luchthaven en staat in voor de exploitatie ervan. Nu heeft BAC ongeveer 900 werknemers en dat aantal neemt nog toe. BAC faciliteert heel wat gebouwen: terminals, technische ruimten daarrond en specifieke installaties (bv. voor bagage-afhandeling). Verder zijn er de ‘runways’, verlichting en bebakening. Daarnaast zijn er zo’n 250 ondernemingen actief, zoals de shops, maar er is ook de schoonmaak, het onderhoud, de bewaking en de screening.
Via Plan 2040 (n.v.d.r.: zoek op internet ‘strategic vision 2040’) wordt de luchthaven klaargestoomd voor de nieuwste uitdagingen met onder meer nieuwe gebouwen en nieuwe technologieën.
 
Preventiedienst BAC
De IDPBW van BAC heeft vier preventieadviseurs in dienst die 100% van hun tijd besteden aan de normale taken van een IDPBW (comitéwerking, indienststellingen, gezondheidstoezicht opvolgen, rondgangen, ...). BAC huurt voor bepaalde thema’s experts in; zo is er bijvoorbeeld een bedrijf dat permanent geluidsmetingen uitvoert. Voor klimaat gebeurt hetzelfde. Asbest en legionella worden ook opgevolgd door externe bedrijven. Hun info wordt dan verwerkt in het DRBS. Anderzijds maakt BAC dan weer gebruik van de expertise en de aanwezigheid van de eigen brandweerdienst voor alles wat brand betreft.
 
Deze tekst is gebaseerd op een interview met Marc Hoppenbrouwers en Stijn Van der Jeugd afgenomen op 20 september 2018.
: preventFocus 10/2018