Témoignage: Prevent au temps du coronavirus

Bon nombre d’entreprises ont été contraintes de fermer dans le cadre de la lutte contre le coronavirus. Les magasins de vêtements, les établissements horeca, les écoles, etc. ont baissé les volets. Les entreprises qui restent ouvertes doivent privilégier autant que possible le télétravail. Comment Prevent fait-elle face à la crise du coronavirus? Nous avons posé la question à Marc De Greef, administrateur délégué de Prevent.

L’entreprise
Comme d’autres entreprises, Prevent doit s’adapter sans cesse pour faire face à la crise du coronavirus. Nous n’avons pas demandé tout de suite à nos collaborateurs de faire du télétravail, mais nous suivions de près les actualités et cherchions autant que possible à anticiper.
 
Sensibilisation
Notre première démarche a été d’attirer l’attention sur l’importance cruciale de l’hygiène: nous avons placardé des affiches dans les toilettes, la cuisine, etc. Prevent est établie dans un centre d’affaires, ces affiches devaient donc pouvoir être vues par tout le monde. Sur l’écran de la cafétéria, nous avons fait diffuser un message vidéo énumérant les autres mesures contre la propagation du coronavirus. Nous sensibilisons nos contacts en partageant des conseils et des articles pertinents via Facebook.
 
Communication
Lorsque la situation s’est aggravée, nous avons envoyé un courriel à tous les travailleurs en leur demandant de reprendre leur ordinateur portable chez eux après chaque journée de travail. Une bonne décision puisque quelques jours plus tard, le gouvernement belge recommandait effectivement le recours massif au télétravail. Le samedi 14 mars, tous les établissements horeca ont dû fermer, et les magasins qui vendaient des produits non essentiels se sont vu interdire d’ouvrir le week-end. Prevent a pris les devants en écrivant à ses collaborateurs de ne plus venir au bureau (bien que la taille de notre bureau aurait permis, en principe, une distance suffisante entre tous les travailleurs). Il a été convenu avec le personnel de la réception qu’ils viendraient à tour de rôle. Depuis, les réunions internes sont organisées via Zoom ou Skype, et il est recommandé d’éviter les contacts avec les clients et fournisseurs. Il a aussi été demandé aux travailleurs d’informer Prevent s’ils présentaient des symptômes du Covid-19 (et ce, même si les éléments de diagnostic ne doivent normalement pas être communiqués à l’employeur). Mais, lorsque les mesures des autorités ont encore été renforcées, nous avons aussi dû fermer le centre d’affaires et la réception.
 
Magazines
L’équipe de rédaction de Prevent télétravaille. Les membres de cette équipe avaient déjà tous une certaine expérience du télétravail, ce qui facilite les choses. La réunion hebdomadaire de la rédaction est organisée en ligne. Quelques règles ont été définies au préalable: le rédacteur en chef anime le débat et les autres membres coupent leur micro. Lorsque quelqu’un veut intervenir, il allume son micro. Cela évite que tout le monde parle en même temps.
 
Formations
Outre les magazines, Prevent propose également des conseils (voir ci-dessous), ainsi que des formations, par exemple pour devenir conseiller en prévention, coordinateur sécurité ou coordinateur environnemental. Des cours sur les aspects psychosociaux sont également organisés.
 
Cours reportés
Étant donné la proximité des élèves dans nos locaux de formation, nous avons dû chercher une solution pour éviter les contacts. Certaines formations – qui n’avaient pas encore débuté – ont été reportées. Pour les formations entamées, certains cours ont également dû être reportés à une date ultérieure.
 
En streaming, depuis la classe
Entre-temps, nous avions testé la possibilité de dispenser les cours en streaming. Dans une première phase, le formateur est venu donner son cours depuis nos locaux et les élèves le suivaient en ligne sur leur ordinateur. Nous avons veillé à ce qu’il soit possible d’interagir et de poser des questions. Le formateur pouvait ainsi réagir aux demandes du groupe.
 
En streaming, depuis la maison
Lorsque le gouvernement a annoncé des mesures plus strictes, preventAcademy a décidé de continuer les cours en streaming, mais cette fois, ils seraient donnés depuis le domicile des formateurs. Les élèves peuvent ainsi continuer de suivre leurs cours, ce qui leur épargne un temps précieux. Pour arriver à synchroniser toutes les interventions, le personnel de la réception a organisé une réunion en ligne avec les formateurs pour fournir tous les détails nécessaires. Une procédure a également été élaborée pour les élèves. Ils peuvent réagir via un formulaire de feedback qui leur permet d’indiquer les points à améliorer pour optimiser les cours en ligne. Nous avons heureusement pu compter sur une collaboration enthousiaste tant du côté des formateurs que du côté des élèves.
 
Conseils
Prevent accompagne également les projets dans les entreprises proprement dites. Celles-ci peuvent ainsi faire appel à l’aide de Prevent pour améliorer l’ergonomie, la santé, le bien-être, etc. au travail.
Nos conseillers se rendent habituellement dans les entreprises pour y donner des cours ou organiser des actions de sensibilisation. Cela est toutefois devenu impossible en raison des mesures contre le coronavirus. Ici aussi, Prevent est passée au streaming dans la mesure du possible. Certaines activités ont toutefois dû être mises en suspens, telles que la réalisation d’ErgoScans, parce qu’ils impliquent le passage d’un ergonome de Prevent, de même que l’observation et l’analyse des postes de travail sur place.
 
Contacts sociaux
Une difficulté supplémentaire de cette crise est le risque d’isolement social. Pour soutenir nos collaborateurs sur le plan psychosocial, nous les encourageons à se parler régulièrement en ligne. Pas forcément du travail, mais aussi de sujets plus ludiques. Dans cette optique, nous avons organisé un lunch sur Skype et un after work en ligne avec tous les collègues. Nous sommes en outre passés à une plateforme de communication et de collaboration en ligne, qui facilite encore plus les contacts avec toute l’équipe de Prevent.
 
prevent@Home
Le télétravail peut impliquer des risques pour la santé des travailleurs concernés. Pour prévenir les problèmes de santé chez les télétravailleurs, nous avons développé prevent@Home, qui offre un soutien en ligne aux télétravailleurs. prevent@Home est composé des modules suivants:
- Ergo-coach: une analyse du poste de travail à domicile complétée d’un coaching individuel axé sur les améliorations ergonomiques;
- Health-coach: une analyse des risques pour la santé liés au télétravail, avec des recommandations en matière d’équilibre psychique, d’alimentation saine, d’exercice physique…
Pour plus d’infos, contactez-nous: customer [at] prevent [dot] be.

Cet article a été rédigé le 23 mars 2020.
 
Prevent suit de très près les évolutions liées à la crise du coronavirus et adapte ses mesures en conséquence.
: preventActio 04/2020