Achter de (beeld)schermen van de Preventredactie Na enkele maanden proefdraaien in het nieuwe redactielokaal van Prevent, werd een ergonomische studie uitgevoerd om de werkomstandigheden van de redacteurs te optimaliseren. Dit gebeurde quasi gelijktijdig met een kleine reorganisatie waardoor verhuis en verbeteringen in dezelfde periode konden plaatsvinden. De huisergonomen maakten een analyse, volgens de eigen ergonomische methodologie, die subjectieve belevingen aan objectieve metingen koppelt. Deze voorstellen dienden als basis voor aanpassingen.
Taken, omstandigheden en middelen
De Preventredacteurs zijn intensieve beeldschermgebruikers en hebben voor het grootste deel van hun werkzaamheden een duidelijk omschreven takenpakket. Iedereen is verantwoordelijk voor een aantal publicaties en gezamenlijk staan ze in voor het dagelijks redactionele werk van bijvoorbeeld PreventMail. Een deel van hun tijd zijn ze solitair bezig en bovendien niet aan het kantoor gebonden voor een aantal opdrachten. Vermits de redacteurs ook geregeld thuis werken, werden gaandeweg de vaste monitoren vervangen door laptops om het thuiswerken mogelijk te maken. De nieuwe redactielokalen zijn voorzien van een draadloos netwerk en draagbare telefoons. Flexibiliteit alom dus, ook in de huiskamer, wat de redacteurs apprecieerden.
Inrichting en meubilair
Wat het meubilair betreft werd verder gewerkt op het reeds aanwezige gamma binnen Prevent. De redactie kwam na een verhuis in een landschapskantoor terecht, samen met andere collega’s. Een gemeenschappelijke vergaderruimte zorgt enigszins voor een afscheiding, maar uiteindelijk gaat het toch om één groot landschapsbureau.
In eerste instantie werd er voor de inrichting van de redactie geopteerd voor geclusterde tafels: een callcenteropstelling in twee groepen, waarbij ieder wel een vaste werkplek had. De redacteurs waren het gewoon om in kleine groepjes samen te zitten in een bureau, maar niet met iedereen in een grotere ruimte.
Ergonomisch onderzoek
Door de verschillende stappen in het veranderingsproces (landschapskantoor, meubilair, taken, laptops) bleek een en ander toch niet goed op elkaar afgestemd. In plaats van de aspecten los van elkaar aan te pakken, werd een ergonomisch onderzoek opgezet zodat de optimalisering op een geïntegreerde manier kon verlopen.
Het onderzoek bevat zowel objectieve metingen (antropometrie, licht, luminantie, geluid, werktijden, gebruik van software, apparatuur,…) als subjectieve componenten (klachten, bevindingen, ervaring). Daaruit kwamen de volgende aandachtspunten naar voor:
- de hoogte van de tafels is onvoldoende aangepast aan de lengte van de medewerkers. Dit heeft gevolgen voor de zithouding: enkelen zitten te laag of te ver voorovergebogen;
- door de rechte hoekvorm van de tafel is er geen optimale positionering van de stoel (met armsteunen) aan de tafel. Armsteunen hinderen bij het draaien;
- de schermhoogte van de laptop is te laag. In de overgangsfase van monitor naar laptop was nog geen laptophouder voorzien;
- de redacteurs hebben te veel last van lichtinval, zowel rechtstreeks als onrechtstreeks. De ramen staan naar het zuidoosten zodat er vooral in periode van najaar tot voorjaar invallend licht voor hinder zorgt. In de zomer zorgen bomen voor voldoende afscherming;
- door de clusteropstelling van de tafels is er voor een aantal redacteurs een te hoog contrast tussen scherm en omgeving;
- er is een beperkte geluidsoverlast door kopieermachine en gesprekken.
Clusteropstelling
Hulp van een reorganisatie
Er vond binnen Prevent een kleine reorganisatie plaats. Medewerkers wisselden van lokaal en verdieping, waardoor er op de redactievloer iets meer ruimte vrijkwam. De redacteuren kregen meubilair dat een betere schikking in het lokaal toeliet.
Een groot deel van de administratieve taken van andere afdelingen worden niet meer in dit kantoor uitgevoerd. De grootgebruikers van printer en kopieapparaat gebruiken nu een ander toestel, dat niet in de gemeenschappelijke werkruimte staat. Hoewel de printer enigszins afgescheiden stond, bleek uit de subjectieve bevraging dat er toch enige lawaaihinder was.
Het resultaat
Bij het uitwerken van de nieuwe opstelling werd optimaal rekening gehouden met de aanbevelingen uit het onderzoek. Het meubilair en de uitrusting werden individueel aangepast en voor de opstelling gelden de basisrichtlijnen van een goede beeldschermopstelling (zie paragraaf 'criteria').
Dit resulteerde in de volgende veranderingen.
In plaats van twee grotere clusters werden vier groepen van twee redacteuren gevormd. De tafels staan tegenover elkaar en de koppels zijn van elkaar gescheiden door een kast, maar er is voldoende vrije ruimte om gemakkelijk bij elkaar te komen. In principe zijn er ogen noch deuren in de rug. Er is eveneens voldoende dieptezicht. De kijkafstand achter het scherm bedraagt overal minimaal 2 meter.
De tafels werden aangepast. De rechte hoek is verdwenen en elke tafel kan nu perfect dwars op het raam worden ingesteld. De tafel is ruim genoeg om een persoonlijke positionering van het scherm toe te laten, maar kan niet naar het raam gericht staan of reflecties ontvangen. Bij laag invallend zonlicht blijft het wel noodzakelijk om af en toe de zonwering te sluiten. Deze is per raam regelbaar via horizontale lamellen. De opstelling van de tafels in de ruimte garandeert eveneens voldoende afstand tussen scherm en raam.
De tafels zijn allemaal in hoogte verstelbaar en kunnen nu optimaal aan de gebruiker worden aangepast. Aan de zijde van de open ruimte of gang is een klein kastje opgebouwd, voorzien van een tablet dat over de twee tafels loopt. Dit vormt een kleine barrière naar de andere gebruikers van het landschapskantoor, wat de privacy verbetert.
Door de aanpasbaarheid van de tafelhoogte is ook een optimale instelling van de stoel mogelijk, waarbij de armsteunen goed kunnen worden gepositioneerd.
Elke werkpost heeft een standaard uitrusting van een laptopsteun, een extern toetsenbord en een externe muis. Zo kan de gebruiker zijn persoonlijke kijkhoek en kijkafstand optimaal regelen.
De geluidshinder is gedaald door het minder frequente gebruik van de printapparatuur. De opstelling per twee zorgt er ook voor dat minder medewerkers dicht bij elkaar zitten.
Criteria
Bij de analyse van de beeldschermwerkposten en hun positionering in de ruimte gelden de vijf volgende criteria:
- geen reflecties in het scherm door rechtstreeks invallend zonlicht, kunstlicht of weerkaatst licht. Reflecties doen de leesbaarheid van het scherm dalen. Bij laptops zijn er weliswaar minder reflecties dan bij monitoren, maar ze zijn niet uitgesloten. Bij rechtstreeks invallend (zon)licht op een lcd-scherm is er nog steeds een behoorlijke vermindering van de leesbaarheid;
- geen te hoge contrasten tussen scherm en onmiddellijke omgeving. De verhouding tussen de gemeten luminantiewaarden (Candela/m2) mag voor de onmiddellijke kijkomgeving niet groter zijn dan 1/3 en voor de brede kijkhoek niet groter dan 1/10. Anders moeten de ogen zich te veel aanpassen bij het veranderen van kijkrichting, wat oogvermoeidheid kan veroorzaken;
- dieptezicht: naast en boven het scherm moet voldoende dieptezicht zijn. Achter het scherm moet er minimaal een ruimte zijn van twee meter, zo kan het oog bij het opkijken zich richten op een verder gelegen punt. Dat geeft de oogspieren de gelegenheid zich even te ontspannen;
- geen ogen of deuren in de rug. Dit is een belangrijke psychologische factor;
- territoriumgevoel. Bij het indelen van de kantoorruimte moet er rekening gehouden worden met dit territoriumgevoel: de persoon heeft een stukje eigen ‘territorium’.
|